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Et si on se faisait un cadeau ?

Hello les entrepreneurs/ses !


C’est bientôt la fin de l’année et, comme moi, votre bureau a un peu (beaucoup ?) besoin d’être rangé ?

Vous avez entassé des tas de trucs un peu partout ? Des post-its, des cartes de visite, des papiers ? Voir des restes de repas ou une vieille tasse ?

Bref, un bon coup de rangement avant les congés, ça serait un beau cadeau à vous faire pour revenir plus motivé/e et productif/ve en janvier, vous croyez pas ?


ALORS, ON SE LANCE ?


Le rangement c’est une tâche ingrate, on est d’accord. Mais, à mon avis, elle est in-délégable !

Pour que notre poste de travail soit fonctionnel et intuitif, il faut que son organisation soit complètement personnalisée. Donc si une tierce personne, même plein de bonne volonté, s’y colle à notre place, elle devra, soit vous poser 10 000 questions, soit faire à sa sauce et on va être perdu (et énervé/e). Donc on s'y met !


Etape 1 :

Je vous conseille d’attaquer en mettant une musique motivante ! Parce qu’il ne faut pas se leurrer, y a du pain sur la planche… Du coup, évitez toute distraction : téléphone en mode avion, pas de mails.

Pensez au temps que vous allez gagner une fois cette mission accomplie, toute l’année prochaine !


Etape 2 :

Identifier tout ce qui ne sert à rien. Rassemblez ce qui n’a pas lieu de se trouver là : les objets publicitaires inutiles, la vaisselle... Rangez immédiatement tout ça et jetez ce qui doit l’être. Profitez-en pour ramener une poubelle pas loin de la « zone de combat » (et pensez au tri sélectif svp).

Essayez les stylos qui traînent partout et jetez tous ceux qui ne marchent plus, les autres vont dans le pot à crayons.


Il ne reste maintenant (normalement) que des papiers. A partir de là 3 piles : à classer / à traiter, pas urgent / à traiter d’urgence. C’est l’occasion de faire une petite liste de trucs de classement ou de papeterie dont vous avez besoin : stylos qui marchent, classeurs, enveloppes, etc.

  • A classer : on a un certain nombre d’obligations en matière de conservations de documents, que vous retrouverez ici. Classez tout immédiatement : archives, compta, clients, fournisseurs… Créez les dossiers nécessaires s'il le faut.

  • A traiter d’urgence : y a-t-il dans la pile des choses que vous pouvez faire immédiatement en moins de 5 minutes ? Alors allez-y faites les ! Pour le reste : faites vous une autre liste pour ne rien oublier à la reprise et vous sortir tout ça de la tête une bonne fois pour toutes.

  • A traiter mais pas urgent : Attention, ça c’est le plus galère ! Prenez chaque chose une par une : est-ce que c’est quelque chose que vous allez vraiment faire, ou un projet utopique de quand vous aurez une semaine entière de libre ? Un truc que vous auriez dû faire, mais il y a 10 mois ? Normalement ça fait déjà bien baisser la pile ! Pour le reste vous connaissez la technique : ça peut être réglé en 5 min = c’est fait ; sinon c’est reporté à janvier.

S’il vous reste un peu de temps une fois tout ça fait : faites un brin de ménage histoire de profiter que vous voyez le plateau de votre bureau !



LA RÉORGANISATION :


Établissez des « zones » dédiées :


En premier, votre espace de travail : avec votre ordi et suffisamment de place pour écrire (faut pas se leurrer on a toujours besoin d’écrire des trucs). Pensez à vérifier que vous avez un bon éclairage (surtout si comme tout bon entrepreneur il vous arrive de travailler après le coucher du soleil)

Pour ma part j’exploite à fond la profondeur de mon bureau en reculant au max mon écran et mon clavier ce qui me laisse la place pour mes avant-bras quand je tape et de l'espace pour écrire si besoin. Il y a un bloc-notes, 1 stylo, 1 crayon à papier et une gomme.

😉 Petite astuce : je fabrique mes blocs-notes en coupant en 2 des feuilles de brouillon (imprimées sur 1 seule face) que je fixe avec une pince.


Côté déco : favorisez des éléments en lien avec votre travail, vos passions et tout ce qui vous donne de l’inspiration.



Voilà une photo de mon espace de travail avec comme seule note de déco mon terrarium. C’est magique car ça ne demande aucun entretien et quasi pas d’arrosage !


Espace de réception : si vous recevez vos clients, il faut absolument qu’ils se sentent bien chez vous. Donc on fait un effort sur la déco et les assises. On prévoit de quoi les occuper, et on en profite pour leur présenter nos dernières nouveautés (pas celles de 2001 hein). Vous pourriez facilement et à moindre frais imprimer un book de vos dernières réalisations non ?


Espace pause : avec de quoi faire le café/thé, un brin de déco pour le moral et de quoi s’installer confortablement + de quoi stocker ce qui est en lien (votre café/thé préféré, tasses, etc.) + une poubelle (le tri, le tri, le tri !).


Réserve de fournitures : pour stocker le matériel de correspondance, la petite papeterie et le matos de l’ordi. Au minimum : des enveloppes, des timbres, les stylos and co, un stock de post-it et de blocs notes, des cartouches d’encre et une ramette de papier pour l’ordi. Pensez bien à dégager toutes les fournitures inutiles comme les cartouches de votre ancienne imprimante ou le paquet de papier photo que vous n’avez jamais ouvert. Donnez-les, vous ferez des heureux.




Bibliothèque : pour les livres de référence (qu’on consulte régulièrement, sinon ouste !) et les catalogues fournisseurs (bazardez ceux qui datent)


Zone Compta : Rassemblez tous les éléments comptables au même endroit, même si cela se limite à une bannette, c’est toujours un gain de temps au moment de transmettre les éléments à votre comptable. Pour aller plus loin : un dossier par mois (pour les factures de vente, d’achats et relevés bancaires) + un pour le social + un pour le fiscal.


Archives : gentiment rangées dans des boites clairement identifiées svp.



Une fois tout cela à peu près défini, posez-vous une ultime question : qu’est-ce qui vous sert quotidiennement et doit être immédiatement accessible ? Depuis votre fauteuil, en un geste par exemple quand vous êtes au téléphone… Je vous conseille de commencer avec ça : votre ordi, votre téléphone, de quoi écrire, la corbeille (pensez toujours au tri, je vous en prie !), un trieur (pour ma part composé de 3 bannettes à traiter / à classer / à transmettre), et enfin, votre agenda bien en vue.


😉Petite astuce supplémentaire pour l’agenda : imprimer chaque lundi matin (ou vendredi soir) le planning pour avoir votre semaine sous les yeux à chaque instant et ne rien oublier…


Maintenant que vous avez la méthode, vous savez ce qu’il vous reste à faire ?

D’ailleurs pourquoi ne pas prendre la bonne résolution 2017 de consacrer quelques minutes au rangement, régulièrement ?


NB : c’est tout pareil avec votre ordi, votre véhicule si vous bossez dedans, votre atelier etc.


Allez, bon courage 😂

A l'année prochaine !

Lucie

contact@luciecw.com​

 

 

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